Il a été publié au journal officiel de la république française le 02 mars 2018, le décret n° 2018-146 du 28 février 2018 relatif à certaines modalités de participation des associés aux décisions collectives dans les sociétés anonymes et les sociétés à responsabilité limitée.
Concernant les sociétés anonymes ou non cotées, il s’agit des modalités de convocation et d’organisation des assemblées d’actionnaires tenues exclusivement par des moyens dématérialisés. Ces dispositions sont rentrées en vigueur, dès le lendemain de la publication au journal officiel, savoir le 03 mars 2018.
Et concernant les sociétés à responsabilité limitée, il s’agit des modalités d’inscription à l’ordre du jour des assemblées, de points ou de projets de résolutions par les associés. Les dispositions du décret sont applicables aux assemblées de SARL convoquées à compter du 1er avril 2018.
1 – Recours exclusif à la visioconférence lors des assemblées de sociétés anonymes non cotées
Le décret précise les conditions dans lesquelles les sociétés anonymes, dont les actions ne sont pas admises aux négociations sur un marché réglementé, peuvent prévoir dans leurs statuts que les assemblées générales d’actionnaires se tiennent exclusivement par visioconférence ou par moyens de télécommunication.
Il définit les modalités selon lesquelles les actionnaires détenant 5% du capital social peuvent, dans ce cas, s’opposer à la tenue exclusivement dématérialisée de l’assemblée.
Conformément aux dispositions du nouvel article R.225-61-1 du Code de Commerce, les statuts doivent préciser si le droit d’opposition doit être exercé avant ou après les formalités de convocation des actionnaires.
– Si les statuts prévoient une opposition antérieure aux formalités de convocation :
La société doit aviser les actionnaires de la date prévue pour la réunion de l’assemblée 35 jours au moins avant celle-ci, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou par courrier électronique avec avis de réception à l’adresse électronique indiquée par eux.
L’avis de réunion doit préciser la nature de l’assemblée et comporter les points, ainsi que le texte des projets de résolutions que la société entend inscrire à l’ordre du jour de cette assemblée.
L’avis doit rappeler également le droit d’opposition au recours exclusif à des moyens dématérialisés pour la tenue de l’assemblée générale, ainsi que les conditions de l’exercice de ce droit.
L’opposition à la tenue d’une assemblée générale, exclusivement par visioconférence ou par des moyens de télécommunication doit être adressée par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou par courrier électronique avec avis de réception, 25 jours au moins avant la date de la tenue de l’assemblée. Ce courrier doit être accompagné par les auteurs de l’opposition d’une attestation d’inscription en compte de nature à justifier qu’ils représentent au moins 5 % du capital social.
Si le droit d’opposition n’a pas été exercé, l’avis de convocation à l’assemblée doit préciser que les actionnaires participent à celle-ci exclusivement par visioconférence ou par des moyens de télécommunication.
– Si les statuts prévoient une opposition postérieure aux formalités de convocation :
L’avis de convocation à l’assemblée doit indiquer que celle-ci sera tenue par visioconférence ou par des moyens de télécommunication sous réserves du droit d’opposition des actionnaires au recours exclusif à des moyens dématérialisés pour la tenue de l’assemblée générale.
L’avis de convocation doit également préciser les conditions d’exercice du droit d’opposition et indiquer le lieu où l’assemblée se réunira s’il est fait opposition à sa tenue exclusivement par des moyens dématérialisés.
Le droit d’opposition doit être exercé dans un délai de 7 jours à compter de la publication de l’avis de convocation dans un journal d’annonces légales ou de l’envoi de cet avis aux actionnaires.
L’opposition doit être adressée par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou par courrier électronique avec avis de réception. Ce courrier doit être accompagné par les auteurs de l’opposition d’une attestation d’inscription en compte de nature à justifier qu’ils représentant au moins 5 % du capital social.
En cas d’exercice du droit d’opposition, la société doit aviser les actionnaires par lettre simple ou par courrier électronique au plus tard 48 heures avant la tenue de l’assemblée, que celle-ci ne se tiendra pas exclusivement par des moyens dématérialisés.
Lorsque l’assemblée se tient exclusivement par visioconférence ou par un moyen assimilé, l’émargement de la feuille de présence par les actionnaires n’est pas requis. De même, le procès-verbal des délibérations de l’assemblée doit mentionner que l’assemblée s’est tenue par recours exclusif à la visioconférence ou à des moyens de télécommunication dans les conditions prévues par l’article L.225-103-1 du Code de Commerce. Le procès-verbal peut être signé par signature électronique au moyen d’un procédé fiable d’identification de chacun des membres du bureau de l’assemblée.
2 – Dépôt de points ou de projets de résolution par les associés de SARL
Le décret précise les conditions de forme et de délais dans lesquels les associés de SARL, lorsqu’ils détiennent le 20ème des parts de la société, peuvent faire inscrire à l’ordre du jour de l’assemblée des points ou projets de résolution.
Pour faciliter l’exercice de sa faculté de requérir l’inscription de points ou de projets de résolution à l’ordre du jour d’une assemblée, tout associé peut demander à la société par lettre simple ou recommandée, ou par courrier électronique de l’aviser de la date prévue pour la réunion de l’assemblée.
La société sera alors tenue de lui adresser l’avis de réunion par lettre simple ou par lettre recommandée, ou encore par courrier électronique à l’adresse que celui-ci aura indiquée.
Le délai d’envoi de l’avis de réunion n’est pas précisé. Toutefois, cet avis doit être envoyé dans un délai suffisant pour permettre à l’associé de déposer sa demande d’inscription à l’ordre du jour dans le délai imparti, soit 25 jours au moins avant la date de l’assemblée.
Pour être valable, la demande d’inscription de points ou de projet de résolution à l’ordre du jour doit émaner d’un ou plusieurs associés détenant 5 % au moins des parts sociales au jour de l’envoi de la demande.
La demande d’inscription ou de points de résolution doit être adressée à la société par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou par courrier électronique avec accusé de réception. Cette demande doit être envoyée 25 jours au moins avant la date de l’assemblée.
La demande d’inscription d’un point à l’ordre du jour d’une assemblée doit être motivée. La demande d’inscription d’un projet de résolution doit, quant à elle, être accompagnée du texte de ces projets de résolution, lesquels peuvent être assortis d’un bref exposé des motifs.
Dès lors que les conditions de validité de la demande ont été respectées, les points et projets de résolution doivent être inscrits à l’ordre du jour et soumis, pour ce qui concerne les projets de résolution au vote de l’assemblée.
Christine MARTIN
Associée
Vivaldi-Avocats
