Il est temps d’ouvrir les périodes de congés payés de l’année 2024 ! Voici un récapitulatif des règles générales applicables en matière de congés payés avec un calendrier indicatif.
Acquisition des congés payés
Un salarié acquiert 2,08 jours ouvrés (à poser du lundi au vendredi) ou 2,5 jours ouvrables[1] (à poser du lundi au samedi) de congés payés par mois de travail. Les jours de congés acquis sont arrondis à l’entier supérieur.
La période de référence de congés payés s’étend du 01/06/N au 31/05/N+1[2]. Celle-ci peut être modifiée par accord.
Ainsi, généralement, sur les fiches de paye, les congés sont « en cours d’acquisition du 01/06/N au 31/05/N+1 » et sont « acquis » à compter du 01/06/N+1.
Le salarié peut prendre, à sa demande, ses congés sans attendre la nouvelle période de référence[3].
On rappellera également que sont considérés comme des périodes de travail effectif pour déterminer les congés, les périodes :
- de congés payés de l’année précédente ;
- de congé de maternité, de paternité et d’accueil de l’enfant et d’adoption ;
- de repos compensateur au titre d’heures supplémentaires ;
- de jours de repos acquis au titre de la réduction du temps de travail ;
- des périodes de suspension pour cause d’accident du travail ou de maladie professionnelle, de rechute ou d’accident de trajet du salarié.
- des périodes de suspension pour maladie non professionnelle[4].
Report des congés payés
En principe, il n’est pas possible de reporter les congés payés d’une année sur l’autre, des exceptions peuvent être expressément accordées par l’employeur en cas de maladie, congé maternité/adoption, travaux exceptionnels, annualisation du temps de travail[5]…
Les entreprises qui autorisent ce système de report d’une année sur l’autre se retrouvent ensuite avec des compteurs de congés payés de salariés particulièrement élevés, ce qui entraine des difficultés pour solder ces compteurs et provisionner le montant des congés.
Par ailleurs, on peut attirer l’attention des entreprises également sur le risque : si un salarié qui n’a pas été mis en mesure de prendre ses congés payés pendant plus d’un an a un accident du travail, il pourrait venir rechercher la responsabilité de son employeur.
En résumé, il est primordial pour une entreprise d’avoir une bonne gestion des congés payés de ses salariés, d’une part, pour pallier les risques d’accident et assurer le droit au repos de son salarié et, d’autre part, pour assurer une gestion saine des provisions sur congés payés.
La prise de congés payés
Le salarié doit prendre au moins 12 jours ouvrables ou 10 jours ouvrés (soit deux semaines) sur la période comprise entre le 01/05 et le 31/10.
Le salarié peut prendre au maximum 4 semaines de congés consécutives.
La 5ème semaine doit être prise en dehors de la période légale. Elle peut être accolée au congé principal, avec l’accord de l’employeur, pour des salariés ayant des contraintes géographiques ou la présence au sein du foyer d’une personne en situation de handicap ou en perte d’autonomie[6].
L’employeur peut également imposer la prise de congés payés en cas de fermeture de la totalité de l’entreprise.
Le fractionnement
Le fractionnement du congé principal donne alors droit à des jours de congés supplémentaires si une partie est prise en dehors de la période légale (1er mai au 31 octobre) :
- un jour supplémentaire pour trois, quatre ou cinq jours,
- deux jours supplémentaires, au-delà de six jours.
Le salarié a droit à ces jours supplémentaires même s’il est à l’origine de la demande de fractionnement de son congé principal. Il peut aussi y renoncer[7]. Un accord collectif peut prévoir que l’employeur fasse renoncer ses salariés à leurs jours supplémentaires sans leur demander leur accord[8].
Les bonnes pratiques des entreprises : cas général
1° Fixer la période de congés : au mois de février
Afin de permettre aux salariés de prendre leur congés payés, l’employeur doit fixer la période de congés payés qui doit inclure a minima la période du 01/05 au 31/10[9].
La période de congés est fixée soit par accord, soit à défaut, par l’employeur après information et consultation du comité sociale et économique.
Cette étape se fait généralement au mois de février.
2° Porter la période à la connaissance des salariés : avant le 1er mars
Les salariés doivent avoir connaissance de la période de congés payés au moins deux moins avant l’ouverture de celle-ci[10].
Si l’employeur retient une période de congés débutant le 01/05, il doit porter à la connaissance des salariés l’ouverture de la période au 01/03 par voie d’affichage, par exemple.
3° Recevoir les demandes de congés et fixer l’ordre des départs
Le salarié doit ensuite informer son employeur des dates de congés qu’il souhaite prendre.
La date des départs est communiquée à chaque salarié, par tout moyen, au moins 1 mois à l’avance[11] ; l’employeur ne peut pas changer les dates de congés après les avoir accordées (sauf en cas de circonstances exceptionnelles – l’employeur peut alors reporter les congés en avertissant le salarié au moins 1 mois avant le report).
Pour fixer l’ordre des départs en congé, l’employeur doit tenir compte de la situation de famille du salarié, sa durée de service, des autres activités salariés du salarié[12]. D’autres critères peuvent être fixés par la convention collective.
[1] Art L.3141-3 du Code du travail
[2] Art R.3141-4 du C. du travail
[3] art. L. 3141-12 du C. du travail
[4] Cass. soc. 13-9-2023 n° 22-17.340 FP-BR et Cass. soc. 13-9-2023 n° 22-17.340 FP-BR
[5] Art L.3141-22 du C. du travail et L.3141-2
[6] Art L.3141-17 du C. du travail
[7] Art. L.3141-23 du C. du travail
[8] Art. L.3141-21 du C. du travail
[9] Art L. 3141-13 du C. du travail
[10] Art D.3141-5 du C. du travail
[11] Art L.3141-16 du C. du travail et D.3141-6 du C du travail
[12] Art L.3141-16 du C. du travail
