Le paiement des charges nées du bail commercial par provision est presque une clause d’usage qui reste source de difficulté dans les rapports bailleur-preneur, tant au titre des conditions dans lesquelles doivent être justifiées les charges réellement exposées que de la régularisation des provisions ou même du remboursement des trop-perçus. Deux Arrêts publiés au bulletin devraient sensiblement éclairer le droit positif en la matière.
Sources :
I – LE DROIT PERTINENT
I – 1. Le cadre légal et réglementaire des charges des baux commerciaux
Le régime des charges dans les baux commerciaux est principale régi par les articles L.145-40-2 du Code de Commerce introduit par la loi Pinel et précisé par le décret 2014-1317 du 03 novembre 2014, notamment par ses articles R. 145-35 et R.145-36 du Code de Commerce (ensemble dénommés les Textes).
Les Textes font peser sur le bailleur des obligations ainsi succinctement listées :
- Inventaire précis et limitatif des charges
L‘article L.145-40-2 du Code de Commerce impose que tout contrat de location comporte un inventaire précis et limitatif des catégories de charges, impôts, taxes et redevances liés à ce bail comportant l’indication de leur répartition entre le bailleur et le locataire, avec cette précision que le texte est d’ordre public[1]
- Communication annuelle de l’état récapitulatif et des justificatifs
L’article L.145-40-2 du Code de Commerce prévoit également que l’inventaire des charges donne lieu à un état récapitulatif annuel adressé par le bailleur au locataire dans un délai fixé par voie réglementaire. Ici, l’article R.145-36 du Code de Commerce qui dispose que cet état récapitulatif annuel incluant la liquidation et la régularisation des comptes et charges, doit être communiqué au locataire au plus tard le 30 septembre de l’année suivant celle au titre de laquelle elle est établie. Pour les immeubles en copropriété, ce délai est de trois mois à compter de la reddition des charges de copropriété sur l’exercice annuel.
Dans le prolongement de cette obligation, le même article R. 145-36 ajoute que le bailleur doit également communiquer au locataire, à sa demande, tout document justifiant le montant des charges, impôts, taxes et redevances imputés à celui-ci.
I – 2. Le droit du preneur et les sanctions en cas de manquement du bailleur
Les manquements du bailleur à ses obligations en matière de charges peuvent avoir des conséquences significatives pour le preneur du remboursement des sommes indument versées à l’inopposabilité de certaines charges.
L‘absence de régularisation des charges rend sans cause les appels de provision à valoir sur le paiement des charges, de sorte que ces provisions doivent être restituées[2].
En cas de défaut de justification ou de l’absence de régularisation conforme au contrat ou aux textes, les provisions sont réputées sans cause et doivent être restituées au locataire. Le bailleur peut, en outre, engager sa responsabilité pour faute dans l’exécution du contrat si le manquement a causé au preneur un préjudice tel que l’appel massif et tardif[3].
A noter, toutefois, que la répétition des charges indument payées est soumise à la prescription quinquennale de l’article 2224 du Code Civil, à compter de la régularisation adressée par le bailleur au locataire. Autrement dit, la prescription ne court pas tant que le locataire n’est pas en possession des éléments permettant d’en connaître.
I – 3. Impact sur la clause résolutoire
Bien entendu, le bailleur ne peut mettre en œuvre la clause résolutoire sans avoir rempli, préalablement, ses obligations en matière de justification des charges.
Ainsi le commandement de payer peut être jugé nul et la clause résolution inopérante[4].
I – 4. Les zones d’ombre désormais tranchées par la Cour de Cassation
La première difficulté qui restait à trancher porte sur la sanction de l’absence de respect par le bailleur du délai fixé par les Textes pour la communication au locataire de l’état récapitulatif annuel mentionné au 1er alinéa de l’article L.145-40-2, incluant la liquidation et la régularisation des comptes de charges lorsque le bail commercial prévoit le paiement par le locataire de provisions sur charges.
Ou, plus précisément, est-ce que l’obligation faite au bailleur de communiquer au locataire, qui lui en fait la demande, les justificatifs des charges est satisfaite par une mise à disposition des documents ou doit-il les adresser au locataire ?
La deuxième question découle de la première : est-ce que la reddition tardive des comptes de charges, comme survenant après la date limite fixée par la loi au contrat ou leur absence, prive le bailleur du droit de conserver les provisions sur charges acquittées par le locataire, même s’il justifie devant le Juge de l’existence et du montant de sa créance de charges.
Ces points de droit viennent désormais par être tranchés par les deux Arrêts commentés.
II – LES FAITS PERTINENTS ET LES DECISIONS RENDUES
II – 1. Première question : les pièces justifiant la régularisation du compte de charges doivent-elles être transmises au preneur ou simplement mises à sa disposition ?
Dans la première décision (24-14.982), la Cour de Cassation juge que pour satisfaire à son obligation de communication des justificatifs du montant des charges, impôts, taxes et redevances imputés au locataire prévue par le dernier alinéa de l’article R.145-36 du Code de Commerce, le bailleur doit les adresser au locataire qui lui en fait la demande, sans pouvoir seulement les tenir à sa disposition.
Pour parvenir à une telle décision qui conduit à juger que les justificatifs de charges sont portables et non quérables, la Cour de Cassation s’inspire de l’article R. 145-36 qui dispose entre autres :
« Le bailleur communique au locataire, à sa demande (…) ».
Puis, la Cour de Cassation fait une comparaison avec les solutions jurisprudentielles rendues en matière de bail d’habitation sur la mise à disposition des pièces justificatives des charges, notamment au visa de l’article 23 de la loi du 06 juillet 1989 qui dispose en substance que :
« Le bailleur en communique au locataire le décompte par nature de charges (…) »
Et ajoute :
« Durant six mois à compter de l’envoi de ce décompte, les pièces justificatives sont tenues dans les conditions normales à la disposition des locataires ».
Ainsi, la loi sur les baux d’habitation, à la différence de la loi Pinel, impose une communication des justificatifs à la demande du locataire, mais une mise à disposition des justificatifs dans un certain délai.
Bien entendu et de manière constante, la Jurisprudence rappelle que les décomptes détaillés de charges ne peuvent pas tenir lieu, à eux seuls, de justificatifs[5] : les Juges ne peuvent, en cas de contestation, rejeter l’action en répétition de l’indu du locataire sans constater que le bailleur lui avait, le cas échéant, communiqué le mode de répartition des charges entre les locataires et a, dans tous les cas, tenu à sa disposition, fusse devant eux, les pièces justificatives de ces charges que celui-ci réclamait[6].
Et toujours dans les baux d’habitation, la 3ème Chambre a jugé à plusieurs reprises que les Juges ne peuvent pas retenir un manquement du bailleur à son obligation de mise à disposition des justificatifs, alors qu’il avait informé le locataire que les pièces justificatives des dépenses pouvaient être consultées pendant le délai d’un mois suivant la réception[7].
Comment la Cour est-elle parvenue à s’affranchir de la comparaison avec le mode de communication des charges instaurée par la loi sur les baux d’habitation ? La réponse est contenue dans la consultation des travaux parlementaires et, sur ce point, la Cour de Cassation a identifié deux amendements déposés le 13 février 2014, lesquels ont été rejetés. Le premier tendait à réputer non écrite toute clause obligeant le locataire à se déplacer chez le bailleur ou chez le gérant de l’immeuble pour consulter les pièces justificatives, tout en obligeant le bailleur à transmettre les charges, soit en photocopie, soit en transmission dématérialisée et le second qui obligeait les bailleurs, dans des ensembles immobiliers comportant plus de vingt commerces, de mettre à la disposition du locataire un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs aux charges.
Ces amendements n’ont pas été adoptés dans la mesure où l’engagement avait été pris par le gouvernement de préciser les conditions de transmission de ces charges dans un décret à publier, lequel, bien que publié, reste silencieux à ce sujet.
Après avoir relevé que la Doctrine était partagée sur la nature de cette communication, la Cour a tranché avec un bon sens qui ne peut être que souligné.
Aujourd’hui, les technologies modernes permettent en effet, de scanner n’importe quel document et de l’envoyer par courriel. L’apport de la technologie change, sans nul doute, les règles du jeu et permet une transparence là où certains preneurs à bail pouvaient avoir quelques réticences à se rendre chez le bailleur ou son administrateur, ce qui n’est jamais un déplacement agréable et, parfois même, un parcours du combattant.
II – 2. Sanction à l’absence de communication du détail des charges dans les délais fixés par les Textes
La réponse de la Cour de Cassation, dans sa deuxième décision (24-16.270) apporte, là encore, une Doctrine bienvenue à la construction du droit positif en la matière.
Elle juge que « le bailleur qui n’a pas communiqué dans le délai fixé, par l’article R.145-36 du Code de Commerce ou dans le délai prévu au contrat, l’état récapitulatif annuel incluant la liquidation et la régularisation des comptes, n’est pas tenu de restituer les provisions versées par le locataire à bail commerciale, s’il justifie, le cas échéant, devant le Juge, l’existence d’un montant des charges exigibles ».
En apparence, un peu sévère pour les preneurs, l’analyse est pourtant logique en droit. On ne reviendra plus, à ce stade de notre commentaire, sur la Jurisprudence qui considère que la transmission d’un simple décompte de charges ne vaut pas justification des dépenses exposées. On s’interroge plutôt sur la notion de reddition tardive des comptes de charges comme survenant après la date limite fixée par la loi au contrat, ou leur absence.
Avec en corolaire, la réponse à la question suivante : est-ce que cette carence prive le bailleur du droit de conserver des provisions sur charges acquittées par le locataire, même s’il justifie devant le Juge de l’existence et du montant de créances de ces charges ?
Il faut, à cet égard, rappeler que depuis la loi Pinel, les modalités de recouvrement des charges ne sont plus laissées à la liberté contractuelle des parties, mais posées clairement à l’article L.145-40-2 du Code de Commerce.
Pour autant, force est de constater l’absence quasi-totale de sanction précisément définie en cas de violation des exigences portées par les textes… Nouvelle lacune réglementaire.
Dès lors et en l’absence de sanction, et pour autant, comme en l’espèce, qu’avant la date à laquelle le Juge doit statuer, les charges aient été justifiées, la restitution des provisions pour charges n’est pas légalement justifiée.
On mettra toutefois en évidence la Jurisprudence se rapportant aux baux d’habitation qui serait transposable aux baux commerciaux et qui permet, en cas de retard du bailleur, de décaler le point de départ de la prescription de l’action du preneur en répétition de l’indu au jour de la régularisation des charges.
Cette solution est favorable au preneur et maintient le bailleur négligeant ou de mauvaise foi sous la menace d’une action en justice aussi longtemps qu’il ne se soumet pas à l’obligation légale.
En tout état de cause, un retard est un fait susceptible de conséquences juridiques pour le bailleur, telles que la mise en cause de sa responsabilité ou une action en justice aux fins de sommation à produire.
[1] La Jurisprudence exige des clauses expresses et détaillées pour que le bailleur puisse récupérer les charges, taxes, ou imputer des travaux locataires. Une clause générale est insuffisante.
L’absence d’un inventaire précis et limitatif ou son imprécision peut empêcher le bailleur de recouvrer les charges : cf notamment TJ VERSAILLES 11 septembre 2025 n° 24-02194
[2] CA PARIS – Pôle 5 CH 3 04 décembre 2025 n°22-07743 ou CA GRENOBLE 06 novembre 2025 n° 23-02084 ou enfin TJ PARIS 21 novembre 2024 n° 22-08811
[3] Cass. 3ème Civ. 02 décembre 2014 n°13-23.988
[4] TJ STRASBOURG 04 septembre 2025 n°25-00509
[5] Cass. 3ème Civ. 30 juin 2004 n° 03-11.098 publié au bulletin
[6] Cass. 3ème Civ. 1er avril 2009 n° 08-14.854 publié au bulletin ou 08 décembre 2010 n° 09-71.124, également publié au bulletin
[7] Cass. 3ème Civ. 11 mars 2014 pourvoi n°12-25.962
