SOURCE : Arrêt de la Chambre sociale de la Cour de cassation du 26 février 2020, n° 18-24.758, Inédit

Une société disposait de deux logiciels RH permettant d’une part, la gestion de la paie, et d’autre part la gestion de l’activité des salariés (compte rendu d’activité, frais, temps de travail, astreintes).

En amont de la mise en place d’un nouveau logiciel RH, regroupant les deux fonctions, l’employeur a informé et consulté le comité central d’entreprise et les comités d’entreprises.

Toutefois, a direction n’a pas estimé nécessaire de consulter les comités d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) de la société.

Les salariés avaient donc désormais accès sur leur espace personnel (sécurisé, mais sans obligation de déclaration à la CNIL) à tous les éléments pour gérer leur temps de travail et faire des demandes en lien avec la paie et pouvaient visualiser à tout moment leur temps de travail, et effectuer des demandes y afférent, en lien avec le service de paie et leur manager, notamment au regard des heures supplémentaires.

Ce nouvel outil reliait d’une part les salariés entre eux (un salarié et son supérieur hiérarchique) et d’autre part les salariés avec les services de paie et de ressources humaines et permettait à l’employeur de consolider les indicateurs sociaux nécessaires la gestion du personnel.

Le CHSCT de l’un des établissements a saisi le tribunal de Grande Instance afin que soit ordonné la suspension de l’utilisation du logiciel considérant qu’il s’agissait d’un projet important devant nécessairement être soumis préalablement à sa mise en œuvre à consultation de l’instance.

En effet, l’article L.4612-8-1 du code du travail dispose que le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail est consulté avant toute décision d’aménagement important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail et, notamment, avant toute transformation importante des postes de travail découlant de la modification de l’outillage, d’un changement de produit ou de l’organisation du travail, avant toute modification des cadences et des normes de productivité liées ou non à la rémunération du travail.

Le CHSCT soulignait que l’importance d’un projet ne dépendait pas du nombre de salariés concernés mais des effets importants qu’il peut avoir sur les conditions de travail, de santé et de sécurité des salariés.

Par ailleurs, dans la mesure où désormais les salariés devaient saisir immédiatement toutes les composantes de leur durée de travail (absence, congés, heures supplémentaires et astreintes), ce nouvel outil était susceptible d’avoir des répercussions sur leurs conditions de travail, en raison de l’optimisation du temps de travail qui pourra être mise en œuvre par l’employeur.

Il ressort de l’utilisation du logiciel que seul le salarié serait a l’initiative de demander la validation d’heures supplémentaires, ce qui est contraire aux dispositions légales puisque les heures supplémentaires ne sont réalisées et payées que lorsqu’elles sont effectuées à la demande de l’employeur.

Ainsi, le CHSCT devait être consulté.

Par conséquent, il a été ordonné la suspension à titre provisoire de l’utilisation de l’outil RH, tant que le CHSCT n’était pas informé et consulté sur l’introduction du nouveau logiciel et les conséquences de son utilisation au regard du décompte du temps de travail et notamment des heures supplémentaires.

Au moyen de son pourvoi, la société invoquait que le logiciel mis en place ne pouvait être considéré comme un projet important au sens de l’article L.4612-8-1 du Code du travail, dans la mesure où ce n’était qu’une pérennisation d’un système déjà existant dans l’entreprise.

En effet, le salarié déclare et adresse via le logiciel ses horaires de travail et notamment les heures supplémentaires qu’il a réalisé.

La mise en œuvre du nouveau logiciel permettait d’éviter les diverses déclarations manuscrites ainsi que les nombreuses vérifications manuelles qu’elles impliquaient.

Que le nouveau logiciel avait facilité :

– La gestion dans la paie ;

– Permis meilleure récolte des données sociales ;

– Amélioré l’information des salariés sur leur droits (suivi des congés, rapidité dans la prise en compte des demandes, etc..) ;

– Optimisé la gestion du décompte du temps de travail de chaque collaborateur.

En outre, il n’était pas établi que la saisie des données par le salarié en matière de temps de travail était plus longue qu’auparavant de sorte qu’aucune difficulté ne pouvait valablement être alléguée sur ce point, les conditions de travail n’ont donc pas étaient impactées.

Toutefois, malgré la multitude d’arguments de l’employeur, la Cour de cassation a confirmé la position de la cour d’appel qui avait suspendu l’utilisation du logiciel estimant qu’elle avait justement relevé que « l’instauration du nouvel outil était un projet important au sens de l’article L. 4612-8-1 du code du travail, dans la mesure où a encore à ce jour des effets importants sur les conditions de travail des salariés. ».

Les effets constatés résultent du fait qu’il est constaté que :

– Le nouveau système de décompte était inadapté et non conforme aux dispositions légales ;

– En conséquence il était susceptible de porter atteinte à la santé des salariés par le nombre d’heures supplémentaires effectuées.

L’instauration d’une nouvelle technologie dans l’entreprise nécessite en amont la réalisations d’études et d’analyses approfondies portant certes sur l’intérêt pour l’entreprise que peut représenter un tel projet mais surtout sur la conformité de chacune de ses conséquences au regard des normes juridiques existantes (Santé et sécurité au travail, RGPD, durée du travail, etc…).

La mise en place d’une mesure d’expertise au préalable et en accord avec le CHSCT aurait peut-être permis d’éviter un contentieux lourd, durant lequel l’outil demeurait suspendu.

Les divers avantages et bénéfices organisationnelles que pourrait tirer l’employeur de l’introduction d’une nouvelle technologie ne sauraient être pas de nature à justifier l’absence de consultation des Institutions Représentatives du Personnel.

Dès lors, un logiciel RH de gestion du temps de travail des salariés ayant nécessairement un impact sur la santé de ces derniers doit être soumis à l’avis du CHSCT.

Cette solution est transposable à la consultation de la commission santé, sécurité et conditions de travail du Comité Social Economique.