Cette nouvelle procédure ne permet cependant pas une confidentialité totale puisque la publicité dans un journal d’annonces légales afférente à la formalité n’est pas concernée par la mesure
Parmi les informations mentionnées sur l’extrait K bis d’une société figure l’adresse personnelle du dirigeant personne physique et/ou des associés personnes physiques des sociétés de personne. Cette information doit en effet être déclarée dans le cadre des formalités d’immatriculation d’une société en vertu de l’article R123-54 du code de commerce.
Désormais, il est possible pour les personnes concernées par cette exigence légale de solliciter la confidentialité des informations relatives à leur domicile personnel c’est-à-dire que l’extrait K bis ne mentionnera plus l’adresse du dirigeant et les documents déposés au greffe faisant apparaître les adresses personnelles des personnes concernées pourront être publiés dans une version tronquée.
Le décret commenté ajoute les articles R. 123-54-1 et R. 123-54-2 au code de commerce pour décrire les modalités de cette demande et les conditions d’accès restreintes aux informations visées par la confidentialité (essentiellement les autorités judiciaires et les administrations).
Concrètement, il est nécessaire de formuler expressément et par écrit une demande d’occultation des informations relatives au domicile lors du dépôt de la formalité sur guichet unique (un modèle de demande a été mis en ligne).
Il est nécessaire de préciser si la confidentialité porte sur les informations figurant sur l’extrait K bis et/ou sur les actes déposés au RCS. Dans ce dernier cas, le demandeur doit fournir une version des actes expurgées des informations sensibles qui seront alors publiés au RCS et accessibles à tous.
Cette demande doit être traitée par le greffier du tribunal de commerce dans un délai de 5 jours francs ouvrables après sa réception.
Elle n’engendre pas de frais supplémentaire si elle est formulée dans le cadre d’une formalité. Elle est payante si elle intervient de façon isolée :
- la demande concerne uniquement le Kbis : 53,38 € TTC (44,48 € HT + 8,90 € TVA)
- la demande concerne uniquement un ou plusieurs actes à remplacer : 7,63 € TTC par acte (6,36 € HT + 1,27 € TVA)
- la demande concerne le Kbis + un ou plusieurs actes : 53,38 € TTC (Kbis)+ 7,63 € TTC par acte modifié
Le décret n’envisage cependant pas la question de la publicité dans un journal d’annonces qui doit elle aussi mentionner l’adresse personnelle du dirigeant et qui est obligatoire pour procéder à l’immatriculation d’une société ou au remplacement d’un dirigeant. Ainsi, même si la confidentialité est sollicitée, il sera nécessaire de faire paraître, avant cette demande, une annonce mentionnant l’adresse personnelle du dirigeant ou de l’associée.
Les annonces légales sont désormais effectuées la plupart du temps en ligne et sont ainsi facilement accessibles. Il sera donc nécessaire de solliciter auprès du journal d’annonces légales la suppression de l’annonce mais les annonces publiées dans les supports de presse en ligne doivent rester affichées pendant au moins 7 jours à compter de leur publication sur la page d’accueil du site.
Cette nouvelle procédure doit être saluée mais pourrait encore être améliorée.
