Depuis la décision de confinement du 16 mars 2020 de la population française, les activités en groupe et les déplacements en dehors de cas précis sont interdits.
Il a donc fallu adapter les règles de tenues d’assemblées dans les sociétés, coopératives, associations, mutuelles etc… afin de ne pas entraver totalement la consultation de ses membres et la prise de décisions indispensables à l’activité de ces structures. C’est l’objet de l’ordonnance commentée.
L’ordonnance a un champ d’application très large puisqu’elle s’applique à toutes entités de droit privé pourvues ou non de la personnalité morale.
Elle porte adaptation :
des règles de convocation et d’information (chapitre I) ;
des règles de participation et de délibération (chapitre II) ;
des règles de réunion des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction (titre III).
L’ordonnance est applicable aux assemblées et aux réunions des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction tenues à compter du 12 mars 2020 et jusqu’au 31 juillet 2020, sauf prorogation de ce délai jusqu’à une date fixée par décret et au plus tard le 30 novembre 2020.
LES REGLES DE CONVOCATION ET D’INFORMATION
L’ordonnance privilégie la convocation et l’information des associés/membres par courrier électronique.
Pour les sociétés dont les actions sont cotées, même si l’envoi d’informations ou la convocation doit obligatoirement intervenir par courrier, l’ordonnance prévoit qu’il ne pourra être soulevé aucune nullité liée à la modification des modalités d’envoi compte tenu des circonstances liées au confinement.
Pour les autres entités, l’ordonnance prévoit qu’elle peuvent valablement informer leurs membres par courriel préalablement à la tenue d’une assemblée (convocation) et répondre par le même biais à une demande de communication de documents en vue de la tenue d’une assemblée (exercice du droit d’information) mais dans ce cas, uniquement si l’auteur de la demande indique son adresse électronique.
LES REGLES DE PARTICIPATION ET DE DELIBERATION
Compte tenu du confinement, les associés et membres des sociétés et autres entités ne peuvent pas se réunir dans le cadre d’assemblées générales. L’ordonnance adapte cependant les règles de participation et de délibération afin que les assemblées générales puissent quand même avoir lieu.
L’ordonnance prévoit 3 alternatives à la tenue physique des assemblées :
Alternative maintenant un échange oral entre les associés
L’organe compétent pour convoquer l’assemblée générale peut décider sa tenue « par conférence téléphonique ou audiovisuelle ».
Dans ce cas, l’ordonnance prévoit que les moyens techniques mis en œuvre transmettent au moins la voix des participants et satisfont à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations. Il faut également être en mesure de pouvoir identifier les participants.
On peut donc imaginer la tenue d’une assemblée générale par téléphone (conférence téléphonique accessible par un code préalablement transmis aux participants) ou via des logiciels ou applications comme Teamviewer ou Skype (dans la mesure où ces modes de communication incluent l’image, l’identification des participants est possible).
Pour les modalités pratiques de mise en place de ce mode de consultation, l’ordonnance renvoie au droit commun qui devra néanmoins tenir compte des spécificités de l’ordonnance. Ainsi, pour les sociétés, il est renvoyé aux règles en vigueur régissant le vote par télétransmission.
Alternatives impliquant uniquement un échange et une prise de décision par écrit
L’organe compétent pour convoquer l’assemblée générale peut décider « qu’elle se tient sans que les membres et les autres personnes ayant le droit d’y assister ne soient présents physiquement ».
En d’autres termes, les associés ou membres peuvent voter à distance. Les informations relatives aux décisions à prendre leur sont envoyées préalablement avec un formulaire de vote qu’ils remplissent et adressent ensuite à la société où ils sont collectés avant d’être retranscrit dans un PV.
De la même façon, il est renvoyé, s’agissant des sociétés, aux règles en vigueur régissant le vote à distance.
Cette ordonnance ouvre ainsi le vote à distance aux sociétés ne pouvant en temps normal utiliser ce mode de consultation (SARL).
L’organe compétent pour convoquer l’assemblée générale peut décider de recourir à la consultation écrite de ses membres.
En d’autres termes, l’acte retranscrivant les décisions à prendre est envoyé à chaque membre qui y appose sa signature indiquant ainsi qu’il y souscrit.
Le recours à ce mode de consultation est néanmoins limité aux seules entités pour lesquelles le droit commun prévoit déjà cette possibilité. Les SA ne pourront donc pas y recourir (ce qui parait logique puisque ces sociétés réunissant généralement beaucoup d’actionnaires, l’organisation pratique de la consultation serait trop lourde).
Pour les entités pour lesquelles le droit commun permet ce mode de consultation, l’ordonnance prévoit que le fait que les statuts interdisent le recours à cette possibilité n’est pas un obstacle à sa mise en œuvre.
Quelle que soit l’alternative retenu, les membres de l’assemblée (associés, actionnaires, coopérateurs…) et les autres personnes ayant le droit d’y assister (commissaires aux comptes, représentant des salariés…) sont avisés par tout moyen permettant d’assurer leur information effective de la date et de l’heure de l’assemblée ainsi que des conditions dans lesquelles ils pourront exercer l’ensemble des droits attachés à leur qualité de membre ou de personne ayant le droit d’y assister.
LES REGLES DE REUNION DES ORGANES COLLEGIAUX D’ADMINISTRATION, DE SURVEILLANCE ET DE DIRECTION
L’ordonnance permet aux organes collégiaux (conseil d’administration, directoire, conseil de surveillance…), quelque soient les conditions de réunions prévues dans les statuts, de se réunir au moyen d’une conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant leur identification et garantissant leur participation effective.
Si ces conditions sont respectées les participants sont réputés présents.
De la même façon que pour les assemblées générales, les moyens techniques mis en œuvre doivent transmettre au moins la voix des participants et satisfont à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations
