Le bailleur qui ne transmet pas l’état récapitulatif annuel des charges dans le délai prévu par l’article R. 145-36 du code de commerce, ou par le bail, n’a pas à restituer les provisions versées par le locataire. Il doit toutefois prouver, si nécessaire devant le juge, l’existence et le montant des charges réellement dues.
Civ. 3ème, 29 janv. 2026, FS-B, n° 24-16.270
I – La régularisation annuelle des charges locatives
Dans les baux commerciaux, le locataire paie souvent une provision sur charges en même temps que le loyer. En fin d’année, le bailleur doit faire les comptes. Il compare les provisions versées et les charges réelles. Selon le cas, le locataire doit payer un complément ou le bailleur doit rembourser un trop-perçu. Une provision reste, par nature, provisoire.
Avant la loi du 18 juin 2014 et le décret du 3 novembre 2014, le statut des baux commerciaux ne réglementait pas les charges. Le bail fixait donc les modalités de paiement, les provisions et la régularisation. À défaut de clause précise, le bailleur devait régulariser dans un délai raisonnable. Il ne pouvait pas conserver indéfiniment des provisions. En cas de litige, il devait prouver la réalité et le montant des charges. S’il ne produisait pas les justificatifs, le juge pouvait l’obliger à restituer les provisions au locataire.
La réforme de 2014 a encadré ces pratiques. L’article L. 145-40-2 du code de commerce impose au bailleur d’adresser chaque année un état récapitulatif des charges. L’article R. 145-36 précise le délai : le bailleur doit transmettre ce document au plus tard le 30 septembre de l’année suivante. Cet état doit inclure la liquidation et la régularisation des comptes.
Le délai reste relativement souple. Le bailleur dispose en pratique de neuf mois pour établir les comptes. Lorsque l’immeuble relève de la copropriété, le délai court à partir de la reddition des charges de copropriété. Dans ce cas, il peut être encore plus long.
II – La question de la sanction d’une production tardive
Dans l’affaire commentée, la bailleresse n’avait pas régularisé les charges dans les délais. Ni dans le délai prévu par le bail, ni dans celui de l’article R. 145-36 du code de commerce.
Pendant la procédure, elle a toutefois produit les comptes et les justificatifs. La cour d’appel a donc pu comparer les provisions versées et les charges réelles. Elle a fixé le trop-perçu et condamné la bailleresse à le rembourser au locataire.
Le locataire demandait une sanction plus sévère. Selon lui, le bailleur devait restituer toutes les provisions, car la régularisation était tardive. Il refusait que le bailleur puisse se fonder sur les justificatifs produits après l’expiration du délai légal.
La Cour de cassation rejette cet argument. La loi ne prévoit pas une telle sanction. Le retard dans la régularisation ne fait pas disparaître la créance de charges.
L’article R. 145-36 fixe un délai, mais il ne prévoit aucune sanction. La jurisprudence avait déjà admis cette solution. Un retard dans la production des comptes ou des justificatifs n’entraîne pas la restitution automatique des provisions.
Le caractère d’ordre public du texte ne change rien. L’ordre public sanctionne les clauses contraires à la loi, pas les comportements. Une clause qui violerait l’article R. 145-36 serait réputée non écrite. En revanche, la créance de charges subsiste si le bailleur prouve leur montant devant le juge.
III – L’éventuelle faute du bailleur
Le locataire peut demander des dommages et intérêts si le retard du bailleur lui cause un préjudice. Les juges l’admettent lorsque le bailleur tarde pendant plusieurs années à régulariser les charges. Dans ce cas, le locataire peut croire que les charges restent faibles, puis recevoir soudain un rappel important. Cette situation peut constituer une faute du bailleur.
La jurisprudence l’a déjà reconnu. Par exemple, un rappel brutal portant sur plusieurs années peut justifier une indemnisation. Les juges ont retenu cette solution pour un bail commercial comme pour un bail d’habitation.
Le locataire peut aussi demander des délais de paiement si le rappel de charges est élevé. De plus, le bailleur ne peut pas invoquer de bonne foi la clause résolutoire pour un rappel de charges tardif.
L’action du locataire pour récupérer des charges indûment payées se prescrit en principe par cinq ans. Ce délai commence à courir au moment de la régularisation effective des charges.
Enfin, tout cela suppose que le bailleur produise les justificatifs. S’il ne fournit pas les pièces prouvant les charges réelles, il doit rembourser l’intégralité des provisions encaissées.
