Parution du décret « documents dématérialisés ».

Décret d’application de la loi ELAN du 23 mai 2019 fixant la liste minimale des documents relatifs à la gestion de l’immeuble ou des lots gérés devant être mis à disposition par le syndic sur un espace sécurisé en ligne dédié à la copropriété.

Source : Décr. n° 2019-502, 23 mai 2019, JO 24 mai

 

Ce décret est pris pour l’application du dernier alinéa du I de l’article 18 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis dans sa rédaction issue de l’article 205 de la loi no 2018-1021 du 23 novembre 2018 portant évolution du logement, de l’aménagement et du numérique dite LOI ELAN, qui prévoit un accès différencié, selon la nature des documents concernés, pour l’ensemble des copropriétaires, le copropriétaire concerné et les membres du conseil syndical.

 

Il détermine la liste minimale des documents de gestion de l’immeuble et relatifs aux lots gérés devant être mis à disposition en distinguant ceux devant être mis à disposition : des copropriétaires dans leur ensemble, de chacun des copropriétaires concernés et des membres du conseil syndical pour l’exercice de leur mission d’assistance et de contrôle.

 

1. La liste minimale des documents relatifs à la gestion de l’immeuble, mis à disposition par le syndic professionnel dans l’espace en ligne sécurisé accessible à l’ensemble des copropriétaires, est la suivante :

 

Le règlement de copropriété, l’état descriptif de division ainsi que les actes les modifiant, s’ils ont été publiés ;

 

La dernière fiche synthétique de la copropriété réalisée par le syndic en application de l’article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée ;

 

Le carnet d’entretien de l’immeuble ;

 

Les diagnostics techniques relatifs aux parties communes de l’immeuble en cours de validité ;

 

Les contrats d’assurance de l’immeuble conclus par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires en cours de validité ;

 

L’ensemble des contrats et marchés en cours signés par le syndic au nom du syndicat de copropriétaires, à l’exclusion des contrats de travail des préposés du syndicat ;

 

Les contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs en cours ;

 

Les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales et, le cas échéant, les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées ;

 

Le contrat de syndic en cours.

 

2. La liste minimale des documents relatifs au lot d’un copropriétaire, mis à sa seule disposition par le syndic professionnel dans l’espace en ligne sécurisé, est la suivante :

 

Le compte individuel du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l’assemblée générale annuelle ;

 

Le montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget prévisionnel, des deux derniers exercices comptables clos, payées par le copropriétaire ;

 

Lorsque le syndicat des copropriétaires dispose d’un fonds de travaux, le montant de la part du fonds de travaux rattachée au lot du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l’assemblée générale annuelle ;

 

   Les avis d’appel de fonds adressés au copropriétaire sur les trois dernières années. A noter que cette disposition s’applique pour les avis d’appels de fonds transmis par le syndic à compter du 1er juillet 2020.

 

3. La liste minimale des documents relatifs à la gestion de l’immeuble mis à disposition par le syndic professionnel dans l’espace en ligne sécurisé accessible aux seuls membres du conseil syndical, pour l’exercice de leurs missions d’assistance et de contrôle définies à l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée, est la suivante:

 

Les balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires, ainsi que le relevé général des charges et produits de l’exercice échu ;

 

Le cas échéant, les relevés périodiques des comptes bancaires séparés ouverts au nom du syndicat des copropriétaires ;

 

Les assignations en justice délivrées au nom du syndicat des copropriétaires relatives aux procédures judiciaires en cours et les décisions de justice dont les délais de recours n’ont pas expiré ;

 

La liste de tous les copropriétaires établie par le syndic en application de l’article 32 du décret du 17 mars 1967 susvisé ;

 

La carte professionnelle du syndic, son attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle ainsi que son attestation de garantie financière en cours de validité.

 

Ce décret entre en vigueur le 1er juillet 2020